Nastanak poslovnog događaja potrebno je zabilježiti u obliku pisanog dokaza –knjigovodstvenih isprava (temeljnica) pisani dokaz ili memorirani elektronički zapis o nastalom poslovnom događaju. One su podloga za unošenje podataka u poslovne knjige, ali i nadzor nad obavljenim poslovnim transakcijama. One su nositelji informacija o nastalim poslovnim promjenama koje su predmet knjigovodstvene obrade, a odraz su promjena elemenata financijskih izvještaja tj. imovine, obveza, kapitala, rashoda, prihoda i rezultata poslovanja. Sastavljaju se na mjestu i u vremenu nastanka poslovne promjene, osim onih isprava koje se sastavljaju u računovodstvu.
Razlikujemo slijedece kriterije razvrstavanja knjigovodstvenih isprava:[]
- mjesto nastanka;
- namjena isprava;
- obuhvatnost poslovnih promjena;
- racunalna obrada isprava;
- ostali kriteriji
Prema mjestu nastanka razlikujemo:
- unutrašnje (interne) i
- vanjske (eksterne) isprave.
Prema namjeni razlikujemo:
- naredbodavne isprave i
- isprave dokazivanja poslovnog dogadaja.
Prema kriteriju obuhvatnosti poslovnih promjena:
- pojedinacne (izvorne, osnovne, originalne) i
- zbirne (izvedene) isprave.
Prema kriteriju kompjutorske obrade isprava razlikujemo:
- primarni ulaz izvornih knjigovodstvenih isprava i
- izvedene isprave na temelju programa unosa knjigovodstvenih podataka
Za sastavljanje knjigovodstvenih isprava odgovorno je poduzece. Za istinitost i realnost nastale poslovne promjene koju dokumentira knjigovodstvena isprava jamci odgovorna osoba svojim potpisom što je u skladu s cinjenicom da za svaku knjigovodstvenu ispravu sastavljenu u poduzecu mora postojati pojedinacna odgovornost. Prije unosa u poslovne knjige svaka primljena ili izdana isprava mora se kontrolirati (likvidirati). Kontrola se provodi u posebnom funkcijskom dijelu poduzeca.